[2KA24 ALERT!!!] Pentingnya Teknologi Informasi

Teknologi penting terhadap proses bisnis untuk menunjang keunggulan kompetitifnya. Keunggulan kompetitif adalah kemampuan perusahaan untuk memformulasi strategi pencapaian peluang profit melalui maksimisasi penerimaan dari investasi yang dilakukan. Prinsip yang perlu dimiliki perusahaan untuk meraih keunggulan kompetitif yaitu dengan adanya nilai pandang pelanggan dan keunikan produk.

Perusahaan harus membangun strategi untuk menghadapi 5 tekanan persaingan (competitive forces) diantarnya:

• Persaingan dengan kompetitor dalam industri
• Ancaman masuknya pendatang baru dalam industri
• Ancaman produk atau jasa pengganti
• Consumen bargaining power
• Supplier bargaining power

5 strategi dasar penggunaan teknologi dalam bisnis adalah sebagai berikut:

1. Strategi kepemimpinan dalam biaya. penggunaan TI dapat dilakukan untuk mengurangi biaya proses bisnis dan menurunkan biaya pelanggan atau pemasok.
2. Strategi diferensiasi. Misalnya mengembangkan berbagai fitur IT baru untuk melakukan diferensiasi produk dan jasa, mengurangi keunggulan diferensiasi para pesaing atau untuk memfokuskan diri pada bdang pasar yang dipilih.
3. Strategi inovasi. Membuat produk dan jasa baru sebagai komponen TI sehingga menjadi bodang pasar yang unik. Bisa juga membuat perubahan yang radikal atas proses bisnis TI untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, layanan pelanggan ataupun mempersingkat waktu ke pasar.
4. Strategi pertumbuhan. menggunakan TI untuk mengelola perluasan regional bisnis hingga taraf global serta mendiversifikasi dan mengintegrasikan produk dan jasa lainnya.
5. Strategi persekutuan dengan menggunakan IT untuk membuat organisasivirtual yang terdiri dari para mitra bisnis.

Gambar 1: Strategi Dasar Penggunaan Teknologi Informasi dalam Bisnis

Value Chain dan Information System Strategy
Teori Value Chain dikembangkan oleh Michael Porter. Teori ini menggambarkan bahwa sebuah perusahaan adalah suatu rangkaian bentuk aktivitas dasar yang mempunyai fungsi menambah value bagi produk dan jasa yang dihasilkan. Aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan terdiri dari Primary processes dan Support Processes.

Primary processes, yaitu suatu aktivitas proses yang berhubungan langsung dengan proses manufaktur atau penyediaan produk. Primary processes terdiri dari :

• Inbound logistic (input) : masuknya material yang akan diproses (diterima, disimpan).
• Operations (manufacturing and testing): material yang digunakan dalam kegiatan operasi yang lebih bernilai ditambahkan dalam pembuatan produk.
• Outbound Logistic (storage and distribution) : produk-produk perlu disiapkan untuk delivery (packaging,storing and shipping).
• Marketing and sales : mencoba untuk menjual produk untuk costumer, meningkatkan nilai produk dengan manghasilkan deman (permintaan) untuk produk-produk perusahaan (nilai dari item produk yang terjual lebih besar daripada yang terjual).
• Service : ditujukan untuk customer yang akan memberikan nilai, dan dari penambahan nilai ini, hasil primary processes diharapkan menghasilkan profit.

Support processes, yaitu aktivitas proses yang dari waktu ke waktu memberikan dukungan terhadap perusahaan dan secara tidak langsung memberikan kontribusi kepada produk dan jasa yang dihasilkan. Support processes yang mendukung primary processes meliputi:

• Procurement (pembelian/pengadaan), aktivitas yang dilakukan untuk membeli input untuk memperoduksi produk perusahaan meliputi item yang dikonsumsi selama proses manufaktur produk.
• Technology development (pengembangan teknologi), aktivitas yang dilakukan untuk memperbaiki produk dan proses yang digunakan perusahaan untuk memproduksinya dengan mengembangkan teknologi misalnya dalam bentuk peralatan proses, desain riset, dan pengembangan dasar, dan prosedur pemberian servis.
• Human resources management (manajemen sumber daya manusia), aktivitas yang melibatkan perekrutan, pelatihan, pengembangan, dan pemberian kompensasi kepada semua personel.
• Firm infrastructure (infrastruktur perusahaan) atau general administration (administrasi umum), infrastruktur perusahaan meliputi aktivitas seperti general management, perencanaan, keuangan, akuntansi, hukum, dan relasi pemerintah, yang diperlukan untuk mendukung kerja seluruh rantai nilai. Melalui infrastruktur ini, perusahaan berusaha dengan efektif dan konsisten mengidentifikasi peluang-peluang dan ancaman-ancaman, mengidentifikasi sumber daya dan kapabilitas, dan mendukung kompetensi inti.

Banyak cara yang dilakukan oleh perusahaan dalam penggunaan teknologi informasi. Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi sebagai keunggulan kompetitif yang membedakan dengan perusahaan lainnya dalam satu pasar.

Terdapat 2 strategi dalam penggunaan teknologi informasi pada sebuah perusahaan. Pertama, strategi kompetitif dengan menggunakan teknologi informasi. Perusahaan mengembangkan sistem informasi antar perusahaan. Melakukan investasi besar dalam aplikasi TI yang dapat menjadi rintangan bagi pesaing di industri tersebut. Komponen TI dalam produk dan hasa masuk sebagai pengganti dari produk dan jasa sejenis yang dilakukan oleh pesaing. Dan mendorong investasi ahli sistem informasi, hardware, software, jaringan  dan penggunaan operasionnal menjadi aplikasi strategi.

Kedua adalah strategic value. Terdapat 3 strategic value yaitu business value, business tools value dan mindset value. Business value, yaitu tercapainya proses bisnis yang efektif, efisien dan optimal dalam seluruh tahapan proses bisnis yang dijalankan. Business Tools value, yaitu tersedianya alat bantu bisnis (business tools) yang optimal dalam mendukung pengelolaan bisnis / pengelolaan perusahaan yang baik (Good Corporate Governance). Mindset value, yaitu terciptanya paradigma/pola piker yang baru, melalui suatu pola piker yang memahami era persaingan bisnis global dan era kecepatan proses pada saat ini.

Business Process Reengineering (BPR)
BPR merupakan suatu proses melakukan pemikiran ulang yang mendasar dan desain kembali secara radikal dalam proses bisnis untuk menghasilkan perubahan yang luar biasa pada cost, kecepatan, kualitas dan pelayanan.

 

Gambar 2: Perbedaan Perbaikan Bisnis dengan BPR

Terdapat 2 Cara BPR mempengaruhi jasa informasi/Information Service (IS). Pertama, menerapkan BPR, untuk merancang ulang sistem berbasis komputer yang tidak dapat dipertahankan lagi melalui pemeliharaan sistem biasa. Kedua, perusahaan menerapkan BPR untuk berbagai operasi utamanya, usaha tersebut pasti menimbulkan dampak gelombang yang mengakibatkan rancang ulang sistem berbasis komputer.

Beberapa teknik penerapan BPR adalah rekayasa mundur, restrukturisasi, dan rekayasa ulang. Rekayasa mundur seperti proses menganalisis suatu sistem untuk
mengidentifikasi elemen-elemennya dan hubungannya serta untuk menciptakan dokumentasi dalam tingkat abstraksi yang lebih tinggi dari yang sekarang ada. Restrukturisasi atau transformasi suatu sistem menjadi bentuk yang lain
tanpa mengubah fungsionalitasnya. Dan rekayasa ulang atau rancang ulang lengkap suatu sistem dengan tujuan mengubah fungsionalitasnya (rekayasa maju).

Agility dalam sebuah kinerja bisnis dapat diartikan sebagai keberhasilan perusahaan dalam mengahadapi perubahan yang sangat cepat, dan pasar global yang semakin terpisah pisah sesuai dengan tuntutan akan kualitas tinggi, kinerja baik dan semakin personal sesuai keinginan konsumen. Untuk mewujudkan Agile company, ada 4 strategy dasar yang harus dilaksanakan:

• Konsumen harus mengetahui bahwa produk perusahaan adalah solusi individu atas maalah yang dihadapi, sehingga harga produk dapat ditetapkan dengan basis nilai (value) sebagai sebuah solusi, dibandingkan dengan harga produksi semata.
• Bekerjasama dengan konsumen, suplier dan kompetitor agar dapat menyediakan produk di pasar dengan segera dan biaya seefektif mungkin
• Mengatur perusahaan sehingga dapat berkembang pesat dalam keadaan yang selalu berubah dan diliputi ketidakpastian. Cara yang dilakukan dengan menerapkan struktur organisasi fleksibel yang mengacu pada kesempatan di pasar
• Melipatgandakan dampak dari sdm dan pengetahuan yang dimiliki

Virtual Company adalah perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk menghubungkan manusia, organisasi, aset dan gagasan/pikiran. VC menciptakan jaringan informasi melaui jaringan internet, intranet dan ekstranet. Juga menciptakan Interenterprise information systems dengan pemasok, konsumen, subkontraktor dan supplier.

Ada 2 macam knowledge yang dikembangkan perusahaan yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge. Explicit knowledge adalah data, dokumen, dan seluruh hal yang tertulis atau yang tersimpan didalam computer. Sementara Tacit knowledge adalah “how-to” knowledge yang ada dalam pikiran masing masing pekerja. Tacit Knowledge seringkali menggambarkan informasi terpenting dari sebuah organisasi, namun tidak tercatat secara tertulis tetapi berada didalam akal/pikiran masing masing karyawan. Learning organization menciptakan system yang memungkinkan Tacit knowledge dapat diakses seluruh karyawan. Knowledge management yang sukses, menciptakan teknik, teknologi, sistem dan reward/insentif yang mendorong karyawan untuk membagikan pengetahuan yang dimiliki sehingga secara akumulasi meningkatkan workplace and enterprise knowledge.

Perusahaan membangun Knowledge Management System (KMS) untuk mengelola pembelajaran organisasi dan bisnis. Tujuan dari KMS yaitu menciptakan sistem yang memfasilitasi karyawan untuk menciptakan dan mengelola secara sistematis dan membuat knowledge tersedia kapanpun dan dimanapun dibutuhkan didalam organisasi. Dalam informasi ini termasuk proses, prosedur, paten, referensi kerja, dan formula, best practise, peramalan dan kepastian.

KMS didesain untuk menyediakan imbal balik/feedback secara cepat kepada karyawan, mendorong perubahan perilaku, dan perubahan kinerja bisnis secara signifikan. Knowledge yang ada akan diimplementasikan dalam proses bisnis, produk dan jasa yang dihasilkan. Integrasi ini menjadikan perusahaan menjadi lebih innoovative dan agile dalam menyediakan produk dan layanan pelanggan berkualitas.