[3DB07, 3DB08, 3DB10] Konversi dan Dokumentasi Sistem

Melanjutkan materi sebelumnya...

Sistem yang sudah dibuat pada tahap implementasi, dilanjutkan pada tahap uji coba atau testing. Sistem yang sudah di uji pada tahap unit testing akan dikonversi terlebih dahulu sebelum memasuki tahapan system testing, yakni tahapan pengimplementasian sistem pada perangkat asli yang akan digunakan oleh end-user. Mengkonversi sistem baru merupakan proses organisasional terhadap perubahan sistem dari sistem informasi lama ke sistem baru.

Terdapat empat jenis pendekatan konversi sistem, yaitu:

• Konversi Langsung atau Instalasi Langsung, yaitu mengganti secara langsung sistem lama dengan sistem baru.
• Konversi Parallel atau Instalasi Parallel, yaitu sistem lama dan baru dijalankan secara bersamaan hingga pihak manajemen memutuskan sistem lama dapat ditutup.
• Konversi Pilot atau Instalasi hanya pada satu lokasi. Sistem dicoba dijalankan pada satu lokasi dan staff senior akan memutuskan jika dan bagaimana sistem baru seharusnya digunakan di seluruh organisasi.
• Konversi Phase-In atau Instalasi Bertahap. Proses perubahan dari sistem lama ke sistem baru dilakukan secara bertahap, dimulai dengan yang hanya memiliki 1 atau lebih sedikit komponen fungsionalitas dan secara gradual berkembang hingga ke seluruh sistem

Untuk melaksanakan konversi sistem, perlu perencanaan dan beberapa pertimbangan. Tidak hanya sistem yang akan dikonversi, data juga harus dikonversi untuk mencegah load yang terlalu berat dari sistem yang lama dan sebagaimana mungkin kesalahan data pada sistem lama sudah diperbaiki. Shutdown sistem selama masa konversi juga perlu direncanakan supaya tidak mengganggu proses pada sistem lama yang sedang berjalan dan sistem baru yang akan diimplementasikan. Maka dari itu perlu dibuat sirkulasi kegiatan organisasi supaya konversi sistem dan data dapat berjalan tanpa menambah masalah saat implementasi sistem baru.

Setelah pengujian pada tahap unit testing dan system testing, perlu dibuat dokumentasi. Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subyek. Dokumentasi dapat berisi tentang deskripsi-deskripsi, penjelasan-penjelasan, bagan alir, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari sistem informasi.

Mengevaluasi Sistem Baru Pasca Implementasi

Dokumentasi sistem menunjukkan bentuk dari sistem informasi yang digambarkan dalam bagan alir sistem (system flowchart). Pada dokumentasi ini dapat terlihat deskripsi dari input yang digunakan, deskripsi output yang digunakan, deskripsi output yang dihasilkan, deskripsi file-file yang digunakan, berita-berita kesalahan pengolahan dan daftar-daftar pengendalian untuk tiap-tiap sistem pengolahan.

Dokumentasi program menggambarkan logika dari program dalam bentuk bagan alir program (program flowchart), tabel keputusan (decision table) dan bentuk pengendalian program. Dokumentasi program sangat dibutuhkan oleh programmer bila akan memodifikasi atau mengembangkan program. Dokumen yang dihasilkan dari siklus hidup pengembangan sistem adalah dokumen pengguna dan dokumen sistem.

Dokumentasi pengguna (User Documentation) adalah informasi yang tertulis ataupun melalui bentuk visual lainnya tentang aplikasi sistem, bagaimana sistem tersebut bekerja, dan bagaimana cara menggunakannya. Dokumentasi pengguna dibuat berdasarkan application-oriented oleh vendor yang membuat sistem atau aplikasi.

Pembuatan dokumen sudah memiliki standar internasional untuk tiap jenis dokumen. Berikut adalah beberapa standar dokumentasi yang sudah ada:

1. Documentation of Software Development Plan (IEEE Standard 1058.1 – 1987)
2. Documentation of Software Requirements Specification (IEEE Standard 830 – 1993)
3. Documentation of Software Design Specification (IEEE Standard 1016 – 1987)
4. Documentation of Software Testing (IEEE Standard 829 – 1983)
5. Documentation of Software User Documentation (IEEE Standard 1063 – 1987)